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02 · Leistung

KI-Chatbot und KI-Telefonassistent für Unternehmen

Erreichbar, auch wenn gerade niemand Zeit hat: Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, der Chatbot beantwortet Fragen auf Ihrer Website, rund um die Uhr und mit Übergabe an Ihre Mitarbeitenden.

KI-Assistenten anfragen

Warum jetzt

Seit August 2026 gelten für KI-Assistenten feste Regeln.

Seit dem 2. August 2026 müssen KI-Assistenten, die direkt mit Menschen sprechen oder schreiben, auf den KI-Einsatz hinweisen, sofern er nicht offensichtlich ist. Dazu kommen Datenschutz, Auftragsverarbeitung und am Telefon die Vertraulichkeit des gesprochenen Wortes. Wir bauen diese Anforderungen von Anfang an ein: KI-Hinweis zu Beginn jedes Gesprächs, keine Audioaufzeichnung ohne Einwilligung, die erforderlichen Auftragsverarbeitungsverträge und die Übergabe an erreichbare Mitarbeitende oder die Aufnahme eines Rückrufwunsches. So arbeitet Ihr Assistent vom ersten Tag an auf einer sauberen Grundlage.

der KI-Verordnung: Chatbots und Telefonassistenten müssen seit dem 2. August 2026 auf den KI-Einsatz hinweisen.
Art. 50
Euro oder 3 % des weltweiten Vorjahresumsatzes: Bußgeldobergrenze bei Verstößen gegen diese Pflicht; für KMU und kleine Midcaps gilt der niedrigere Betrag.
15 Mio.
Freiheitsstrafe sieht § 201 StGB höchstens vor, wenn Gespräche unbefugt aufgezeichnet werden.
3 Jahre

Quelle: KI-Verordnung (EU) 2024/1689, Art. 50, 99, 113; § 201 StGB

Worum es geht

Ihre Kunden rufen an, wenn es ihnen passt: in der Mittagspause, nach Feierabend, am Samstagvormittag. Jeder Anruf, der ins Leere läuft, und jede Frage auf der Website, die unbeantwortet bleibt, kann eine Anfrage sein, die beim nächsten Anbieter landet. Ein KI-Telefonassistent, oft auch KI-Rezeption genannt, nimmt diese Anrufe an, auch mehrere gleichzeitig: Er beantwortet Standardfragen, vergibt Termine in Ihrem Kalender, nimmt Bestellungen und Rückrufwünsche auf und stellt dringende Anrufe zur zuständigen Person durch. Der Chatbot auf Ihrer Website arbeitet mit demselben Wissen. Grundlage sind Ihre freigegebenen Unterlagen; beide Assistenten geben sich als KI zu erkennen und stellen zu Ihren Mitarbeitenden durch oder nehmen einen Rückrufwunsch auf, sobald ein Mensch gefragt ist.

Was Sie bekommen

  • KI-Telefonassistent an Ihrer bestehenden Rufnummer: bei besetzt, außerhalb der Öffnungszeiten oder rund um die Uhr
  • Chatbot für Ihre Website im eigenen Design, barrierearm und datensparsam eingebunden
  • Wissensbasis aus Ihren Unterlagen: Website, FAQ, Preislisten, Produktdaten, Öffnungszeiten
  • Terminbuchung in Ihrem Kalender, Anliegen und Rückrufwünsche per E-Mail oder direkt im CRM
  • Übergabe an Ihre Mitarbeitenden nach festen Regeln, mit Zusammenfassung des Gesprächs
  • KI-Hinweis nach Art. 50 KI-Verordnung und technische Angaben für Datenschutzerklärung und Verarbeitungsverzeichnis

Anwendungen

Wo KI-Assistenten Anrufe und Anfragen übernehmen.

Typische Einsätze nach Branche. Was der Assistent selbst erledigt und was er an Ihre Mitarbeitenden gibt, legen Sie fest.

  • Handwerk

    Aufträge und Notdienst

    Anfragen mit Adresse und Anliegen aufnehmen, Besichtigungstermine vergeben und Notfälle direkt zum Bereitschaftsdienst durchstellen.

  • Autohaus & Werkstatt

    Werkstatttermine

    Termine für Inspektion, Reifenwechsel und Hauptuntersuchung, mit Fahrzeugdaten und Wunschtermin direkt im Werkstattplaner.

  • Hausverwaltung

    Schadensmeldungen

    Mieterinnen und Mieter melden Schäden rund um die Uhr. Der Assistent erfasst Objekt, Wohnung und Dringlichkeit und legt den Vorgang an.

  • Hotel & Gastronomie

    Reservierungen

    Tisch- und Zimmeranfragen, Fragen zu Anreise, Parken und Öffnungszeiten, auf Wunsch auch auf Englisch und Französisch.

  • Onlinehandel

    Bestellungen und Rücksendungen

    Fragen zu Lieferzeit, Bestellstatus und Rücksendung, mit Zugriff auf Ihr Shopsystem. Kulanzentscheidungen bleiben bei Ihnen.

  • Industrie

    Ersatzteile und Service

    Ersatzteilanfragen mit Maschinentyp und Seriennummer aufnehmen, Dokumentation heraussuchen und Serviceeinsätze vorbereiten.

  • Immobilien

    Interessentenanfragen

    Fragen zu Objekten aus dem Exposé beantworten, Unterlagen versenden und Besichtigungstermine vergeben.

  • Intern

    Helpdesk für Beschäftigte

    Fragen zu Urlaubsregelung, Reisekosten oder IT beantwortet der Assistent aus Ihren internen Richtlinien, rund um die Uhr.

Rechenbeispiel

Nimmt Ihr Büro an 220 Arbeitstagen täglich 60 Anrufe von je vier Minuten an, sind das 880 Stunden im Jahr. Erledigt der Telefonassistent die Hälfte davon abschließend, gewinnen Ihre Mitarbeitenden 440 Stunden; bei internen Kosten von 50 € pro Stunde entspricht das einem rechnerischen Wert von 22.000 € im Jahr, vor Einrichtung, optionaler Betreuung und Nutzungskosten. Dazu kommen die Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten, die bisher niemand angenommen hat. Frei gewordene Zeit senkt nicht automatisch die Personalkosten, sie steht für Beratung und Aufträge zur Verfügung. Die Annahmen sind beispielhaft und keine Zusage.

Pakete

Pakete zum Festpreis.

Den Festpreis für Ihr Vorhaben nennen wir nach einem kurzen Erstgespräch. Umsatzsteuer je nach Steuerstatus.

Vorgehen

Wie wir arbeiten.

Vier Phasen, jede mit einem festgelegten Ergebnis, das Sie sehen und prüfen können.

  1. Phase 01

    Analyse

    Welche Anrufe und Anfragen kommen, wie oft und zu welchen Zeiten? Daraus legen wir fest, was der Assistent selbst erledigt und was an Ihre Mitarbeitenden geht.

  2. Phase 02

    Aufbau

    Wissensbasis aus Ihren Unterlagen, Gesprächsführung, Stimme und Anbindung an Telefonanlage, Kalender und CRM.

  3. Phase 03

    Testbetrieb

    Testanrufe und Testchats mit Ihren Mitarbeitenden, danach ein begrenzter Start, etwa nur außerhalb der Öffnungszeiten.

  4. Phase 04

    Betrieb

    Wir werten die Gespräche aus, schließen Wissenslücken und passen die Regeln an. Auf Wunsch übernehmen wir den laufenden Betrieb.

Werkzeuge

Womit wir arbeiten.

Die Auswahl richtet sich nach Ihrer Aufgabe und nach dem, was sich im Betrieb bewährt hat.

  • Claude-API
  • Amazon Bedrock (EU-Regionen)
  • Spracherkennung · Sprachausgabe
  • SIP-Telefonie · Rufumleitung
  • Model Context Protocol (MCP)
  • Microsoft 365 · Google Workspace
  • Next.js · TypeScript

Häufige Fragen

FAQ.

Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?

Ja, und das ist so gewollt: Der Assistent stellt sich zu Beginn als KI-Assistent Ihres Unternehmens vor, wie es Art. 50 der KI-Verordnung seit dem 2. August 2026 verlangt. Die Stimme klingt natürlich, und wer lieber mit einem Menschen sprechen möchte, sagt das einfach und wird durchgestellt oder zurückgerufen.

Wie funktioniert ein KI-Telefonassistent?

Der Anruf geht über eine Rufumleitung an einen Telefondienst. Eine Spracherkennung wandelt das Gesprochene in Text, Claude formuliert die Antwort aus Ihrer Wissensbasis, und eine Sprachausgabe spricht sie mit natürlicher Stimme. Die Antwort folgt nach einer kurzen Pause, ähnlich wie im Gespräch mit einem Menschen.

Werden die Gespräche aufgezeichnet?

Standardmäßig werden keine Audioaufnahmen gespeichert. Der Assistent verarbeitet das Gespräch, um zu antworten, und speichert eine schriftliche Zusammenfassung des Anliegens mit festgelegter Löschfrist. Eine Audioaufzeichnung richten wir nur ein, wenn die Anrufenden vorher ausdrücklich zustimmen.

Was passiert, wenn der Assistent eine Frage nicht beantworten kann?

Er ist darauf eingestellt, Fragen außerhalb seiner Wissensbasis nicht zu beantworten, sondern einen Rückruf anzubieten oder an Ihre Mitarbeitenden durchzustellen. Verbindliche Zusagen, etwa zu individuellen Preisen, Kulanz oder Verträgen, überlässt er Ihren Mitarbeitenden.

Wie steht es um den Datenschutz?

Anrufende und Website-Besucher erhalten zu Beginn einen KI-Hinweis und einen Verweis auf Ihre Datenschutzinformationen. Die erforderlichen Auftragsverarbeitungsverträge werden entsprechend den Rollen der beteiligten Dienste geschlossen, und für Gesprächsnotizen gelten feste Löschfristen. Auf Wunsch konfigurieren wir Claude über Amazon Bedrock mit Verarbeitung ausschließlich in EU-Regionen. Wir liefern die technischen Angaben für Datenschutzerklärung und Verarbeitungsverzeichnis; Rechtsgrundlage, Informationspflichten und mögliche Drittlandübermittlungen klären Sie mit Ihrer Datenschutzberatung.

Kann der Assistent auch Kunden anrufen?

Werbeanrufe bieten wir nicht an: Mit automatisierten Systemen sind sie nach § 7 UWG nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung zulässig, auch gegenüber Unternehmen. Serviceanrufe, etwa Terminerinnerungen an Kunden, die dem zugestimmt haben, richten wir ein.

Funktioniert das mit unserer Telefonanlage?

Ja, über eine Rufumleitung: zum Beispiel bei besetzt, nach einer bestimmten Klingeldauer oder außerhalb der Öffnungszeiten. Ob der Assistent Anrufe direkt an Ihre Durchwahlen zurückstellen kann, hängt von der Anlage ab; das prüfen wir in der Analyse.

Was kostet ein KI-Telefonassistent insgesamt?

Die Entwicklung kostet ab 19.500 €, ein Website-Chatbot ab 12.500 €. Telefonie, Spracherkennung, Sprachausgabe und KI-Nutzung werden nach Gesprächsminuten und Nutzung abgerechnet und laufen über Ihre eigenen Konten bei den Anbietern; so behalten Sie Verträge und Kosten in der Hand. Die optionale Betreuung kostet ab 1.500 € im Monat. Eine Schätzung der Nutzungskosten erhalten Sie mit dem Angebot.

Wie kommt der Chatbot auf unsere Website?

Über ein kurzes Skript, das sich in nahezu jede Website einbinden lässt, ob WordPress, Shopify, TYPO3 oder eine eigene Entwicklung. Das Chat-Fenster setzt keine Tracking-Cookies und übernimmt Schriften und Farben Ihrer Website.

Hinweise

Recht & Verantwortung.

Details zur Verarbeitung personenbezogener Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung.

  • Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Selbstständige und öffentliche Einrichtungen.
  • Claude ist ein Produkt der Anthropic PBC. Wir arbeiten unabhängig vom Anbieter und werden ausschließlich von Ihnen bezahlt.
  • Kosten für Telefonie, Spracherkennung, Sprachausgabe und KI-Nutzung sind nicht im Paketpreis enthalten.
  • Umfang, Anbindungen und Abnahmekriterien legen wir für jedes Paket vorab schriftlich fest.
  • Hinweise zu KI-Verordnung, DSGVO, UWG und StGB auf dieser Seite sind allgemeine Informationen und ersetzen keine Rechtsberatung.

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